?物流的業(yè)務(wù)不可能全部由自己?jiǎn)T工來操作，有些環(huán)節(jié)是必須外包的，而與外包方的合作須通過合同來約束，很多公司的合同簽訂都純粹由采購部門完成，作為物流管理人員，通常是在運(yùn)作之后發(fā)現(xiàn)問題很大，需要找依據(jù)處罰外包方時(shí)，才去翻合同條款來看。這樣的物流合同就沒有起到充分保障運(yùn)作質(zhì)量的作用。好的物流合同應(yīng)該能讓甲乙雙方在整個(gè)運(yùn)作過程中守住事先的約定，把運(yùn)作水平控制在預(yù)期的目標(biāo)之內(nèi)。好的合同不會(huì)在出現(xiàn)問題后才去追究損失由誰承擔(dān)，而應(yīng)該在合同條款中把責(zé)任界定清楚，一旦發(fā)生則按合同嚴(yán)格執(zhí)行。如何才能發(fā)揮物流合同的威力呢？
?
1. 了解合同金額
?
不同的業(yè)務(wù)期限不同，合同期為一年、兩年甚至幾年，當(dāng)然也有短期甚至一次性的。短期合作由于雙方信譽(yù)度不明確，往往都會(huì)在運(yùn)作前收取足夠的押金或者保證金，而長(zhǎng)期合作時(shí)卻可能因考慮到之前有合作經(jīng)歷、采購做過充分的供應(yīng)商背景調(diào)查、目前財(cái)務(wù)也有滾動(dòng)的應(yīng)付費(fèi)用在手里，所以就沒有收取運(yùn)作保證金。這在雙方合作順暢時(shí)不會(huì)有問題，一旦出現(xiàn)異常，比如供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)價(jià)格報(bào)低了要跑路、新政策影響成本要漲價(jià)、服務(wù)不好還不接受罰款否則就罷工……這些都是物流運(yùn)作容易出現(xiàn)的異常情況，沒有根據(jù)合同金額提前收取足夠的運(yùn)作保證金的話，發(fā)生異常情況時(shí)就會(huì)很被動(dòng)。
?
物流管理人員應(yīng)當(dāng)在合同簽訂前，計(jì)算下年度的合同金額，根據(jù)金額收取合理足夠的運(yùn)作保證金，要求采購在財(cái)務(wù)收到供應(yīng)商保證金后才最終報(bào)批，否則不得開始運(yùn)作，以確保服務(wù)水平。當(dāng)然，合同金額大的外包服務(wù)，物流管理人員也可以讓供應(yīng)商通過增加現(xiàn)場(chǎng)管理人員等方式來保障運(yùn)作質(zhì)量，這些方式同樣需要白紙黑字寫入合同中，避免運(yùn)作后的扯皮。
?
2. 參與合同制定
?
采購部門在簽訂合同或續(xù)約時(shí)，為圖方便常常是參照通用的模板和舊合同來起草，最多問問作為使用部門的物流負(fù)責(zé)人有沒有新的運(yùn)作需求。物流部門在被問到時(shí)才臨時(shí)考慮，通常也不能及時(shí)且全面地反饋?zhàn)銐虻倪\(yùn)作信息，以至于運(yùn)作后發(fā)現(xiàn)新問題，想再加到合同中時(shí)，因流程復(fù)雜或談判困難而不了了之。
從專業(yè)角度來說，合理的分工應(yīng)當(dāng)是采購負(fù)責(zé)商務(wù)條款，物流負(fù)責(zé)運(yùn)作條款，大家共同完成合同的制定。物流部門根據(jù)實(shí)際的運(yùn)作需求、往年的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、業(yè)務(wù)量測(cè)算、資源配置等信息，詳細(xì)地把自己的要求寫到合同條款中，將可能存在的風(fēng)險(xiǎn)在合同中進(jìn)行規(guī)避，與采購的商務(wù)條款合并后，還要一起回顧新的合同（通常也涉及法務(wù)部門）。在招標(biāo)時(shí)將運(yùn)作條款和樣本合同對(duì)潛在外包商進(jìn)行明確、公開的澄清，確保未來的中標(biāo)方在報(bào)價(jià)前已清楚物流的運(yùn)作要求。
?
寫合同時(shí)貪輕松偷懶，運(yùn)作時(shí)就得加倍地花時(shí)間和精力，還達(dá)不到預(yù)期的效果。
?
3. 監(jiān)控合同執(zhí)行
?
合同簽訂后，也并非躺在采購的文件柜里從此置之不理，而是要把合同中重要的運(yùn)作條款摘出來，作為供應(yīng)商管理的重要工具，日常去監(jiān)控外包商的行為與合同標(biāo)準(zhǔn)的符合程度。比如是否安排了足夠的現(xiàn)場(chǎng)管理人員，現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)外包工的管理是否達(dá)到合同要求的職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，每項(xiàng)物流KPI是否得到了記錄和衡量，是否有違反合同規(guī)定的不良行為……
?
?
小結(jié)：物流合同不應(yīng)當(dāng)只在簽時(shí)、到期續(xù)時(shí)、中間發(fā)生重大問題時(shí)才使用，而要在簽訂前將運(yùn)作要求充分寫入合同中，合同期內(nèi)堅(jiān)守基本條款，才能使物流運(yùn)作朝著預(yù)想的方向發(fā)展，在合同標(biāo)準(zhǔn)上先“松”了，后面再“緊”就可能把合作雙方都勒得傷痕累累。
?
4. 制定防損條款
?
物流合同涉及到多方的協(xié)作，倉儲(chǔ)勞務(wù)合同有自己公司的員工和外包公司的正式工（如倉管員）參與，甚至外包商也有下家的供應(yīng)商員工（如搬運(yùn)工）都會(huì)接觸貨物，而運(yùn)輸合同從貨主企業(yè)到最終客戶，經(jīng)歷的環(huán)節(jié)更多，如果對(duì)于破損、責(zé)任事故、意外發(fā)生等會(huì)造成損失的情況沒有在合同中寫明時(shí)，一旦發(fā)生事故就會(huì)經(jīng)歷痛苦的扯皮過程。
合同中必須有明確的應(yīng)對(duì)損失的風(fēng)險(xiǎn)設(shè)定的保護(hù)條款，這些條款能夠清晰界定交接各方的責(zé)任，且防損條款經(jīng)過了物流運(yùn)作、法務(wù)、財(cái)務(wù)、采購等多部門的聯(lián)合溝通，最終才通過合同簽批，并在法律上具有保護(hù)作用。
?
以上圖片中的部分合同條款列舉了符合承運(yùn)的車輛選擇、車廂防護(hù)、途損、遲到等方面造成的損失及處理辦法，當(dāng)然還可以有很多類似的條款。物流運(yùn)作過程中可能產(chǎn)生損耗的地方，都要盡量考慮周全。
?
5. 嚴(yán)格執(zhí)行索賠
?
前一章講過，很多公司的采購部門負(fù)責(zé)簽訂合同，物流部門不了解合同具體內(nèi)容是什么，對(duì)于合同里的防損條款并不清楚，即使有白紙黑字的約定，物流在運(yùn)作過程中也不會(huì)去執(zhí)行，這可能造成部分應(yīng)該由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失賠償?shù)珱]有得到執(zhí)行，成本還是入自己公司賬的情況。
正常情況下物流管理人員應(yīng)參與合同起草和修訂，物流運(yùn)作人員也要存有合同副本，根據(jù)合同約定在運(yùn)作時(shí)進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)生損失及時(shí)向供應(yīng)商索賠，不該由公司承擔(dān)的損失不允許入賬。
?
當(dāng)然，損失風(fēng)險(xiǎn)不是從自己身上轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商那里就結(jié)束了，包括供應(yīng)商在內(nèi)的每個(gè)環(huán)節(jié)除了做好自身的管理來防損，也應(yīng)該把該由下游或其他相關(guān)方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)界定清楚，轉(zhuǎn)移出去，包括買保險(xiǎn)，也是防止重大風(fēng)險(xiǎn)的必要措施。
?
6. 損失金額統(tǒng)計(jì)
?
損失的發(fā)生不可避免，卻也并非不能改善，合同中把防損條款制定清楚并嚴(yán)格執(zhí)行，只能把顯性的損失降到最低，可很多隱性的影響仍然存在。比如損破產(chǎn)品都由供應(yīng)商買了單，但你還會(huì)有缺貨的銷售損失、更換包裝的管理成本、客戶的滿意度下降、及因到貨品相受損而影響的市場(chǎng)口碑……等各種難以估量的潛在損失。因此，還是要定期去統(tǒng)計(jì)、匯總分業(yè)務(wù)板塊、分供應(yīng)商、分運(yùn)作模式、分線路等不同維度的損失，分析原因并去降低未來的損失。
?
比如統(tǒng)計(jì)分析出來某個(gè)供應(yīng)商的某條線路運(yùn)輸損失比一般的破損率高得多，查找原因時(shí)發(fā)現(xiàn)該線路的常用車底板多是凹凸不平，該線路的路況又不佳，因此途中顛簸極易發(fā)生破損情況。于是供應(yīng)商整改的行動(dòng)就是加裝防護(hù)材料，讓車廂底板比一般的貨車更平、更具緩沖性，破損率自然就降下來了。
?
小結(jié)：物流合同要能保障公司的利益，防止因不清不楚的損失影響正常運(yùn)作，在合同條款中把責(zé)任界定清楚，一旦發(fā)生則按合同嚴(yán)格執(zhí)行，定期統(tǒng)計(jì)分析各種損失數(shù)據(jù)，將各方的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
?
?
一般的合同對(duì)“行為”都有約束，比如遲到、野蠻裝卸、躥貨之類；但對(duì)于運(yùn)作效率，就不一定考慮到放進(jìn)合同里，真正運(yùn)作時(shí)發(fā)現(xiàn)作業(yè)量是完成了，但效率太低影響了其他方面，例如增加客戶投訴、加班工時(shí)等，雙方就有得扯了。把作業(yè)效率要求寫在合同里，讓供應(yīng)商清楚具體的物流服務(wù)不是做完就算好，而是分別達(dá)到多少指標(biāo)才算合格，不合格要被考核，這樣才能讓合同起到保障物流運(yùn)作水平的作用。
?
7. 測(cè)算效率水平
?
物流首先要結(jié)合歷史運(yùn)作數(shù)據(jù)、預(yù)算金額、市場(chǎng)水平等設(shè)定與供應(yīng)商提供服務(wù)相關(guān)的KPI目標(biāo)值，這些值需得基于實(shí)際，不會(huì)互相沖突而是能實(shí)現(xiàn)總體效率的最大化。例如搬運(yùn)工通常是計(jì)件的，很多公司的搬運(yùn)服務(wù)合同就沒有去考核搬運(yùn)工的效率，想的是他們自己搬得越快，同樣時(shí)間內(nèi)裝得就越多，拿到手的錢也越多。而叉車司機(jī)不一定能做到計(jì)件，除了裝卸貨還得整理托盤、更換電池、清潔車身甚至兼任一些倉庫管理的工作，就只能給他們算計(jì)時(shí)了，上一天班就給一天的工資和加班費(fèi)，也不論效率高低。
而實(shí)際情況可能是：外包公司提前一天看到裝運(yùn)計(jì)劃并不多，于是把搬運(yùn)工減了一些人數(shù)，因?yàn)橛?jì)件的人多了就都吃不飽，但是人安排少了，與搬運(yùn)工配合運(yùn)作的叉車司機(jī)立馬就閑下來，人家是計(jì)時(shí)的才不管你業(yè)務(wù)量多少，有班就上、賺基本工資啊。所以整體的運(yùn)作效率是下降的。
?
好的合同應(yīng)該測(cè)算出叉車與搬運(yùn)分別的作業(yè)效率，找出最合適的搭配比例，比如多少個(gè)叉車配幾個(gè)搬運(yùn)工情況下的等待時(shí)間（搬運(yùn)等叉車、及叉車等搬運(yùn)）是最短的，把這個(gè)效率當(dāng)作日常管理的標(biāo)準(zhǔn)，并在合同簽訂或修改前作為重要的附件信息，代表運(yùn)作提供給采購部門。
?
8. 規(guī)定效率標(biāo)準(zhǔn)
?
測(cè)算出來的效率以明文形式，寫入合同附件中，作為潛在供應(yīng)商報(bào)價(jià)的依據(jù)。雖然類似及時(shí)率承諾要做到90%、完成率到95%等KPI的服務(wù)水平承諾必然影響到報(bào)價(jià)的高低，但如果不希望得到低價(jià)低服務(wù)的運(yùn)作水平，最好還是把效率標(biāo)準(zhǔn)提前規(guī)定好，免得運(yùn)作時(shí)自己不滿意，供應(yīng)商還自我感覺良好。
?
寫入合同附件的效率標(biāo)準(zhǔn)是必須得有約束能力的，比如達(dá)不到承諾的效率標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，低于1個(gè)百分點(diǎn)扣多少金額，供應(yīng)商在簽合同過程中必然會(huì)留意到這點(diǎn)潛在的損失，所以甲方要求的效率值必須經(jīng)過測(cè)算、符合實(shí)際、經(jīng)得起供應(yīng)商質(zhì)疑。
?
9. 考核效率指標(biāo)
?
有了合同的約定，甲方、乙方都會(huì)在日常運(yùn)作中對(duì)服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)作效率進(jìn)行跟蹤，達(dá)不到要求的一定會(huì)產(chǎn)生行動(dòng)方案，要是長(zhǎng)期不達(dá)標(biāo)且約談后整改不力的，會(huì)有基于合同的處罰措施。
效率一經(jīng)確認(rèn)和跟蹤，供應(yīng)商對(duì)運(yùn)作水平的重視程度會(huì)提高，而不單純只看是否完成、毛利多高，因?yàn)樾蔬_(dá)不到還得損失利潤(rùn)，所以不得不重視。世間事，怕認(rèn)真。一旦對(duì)效率認(rèn)真起來，供應(yīng)商會(huì)想辦法努力去提高效率以保障業(yè)務(wù)利潤(rùn)，比如前面章節(jié)提到過的叉車搬運(yùn)團(tuán)隊(duì)計(jì)酬模式、又如類似下圖的省力化裝置應(yīng)用……
?
?
總之，物流合同應(yīng)把作業(yè)效率要求寫在合同里，讓供應(yīng)商清楚具體的物流服務(wù)不是做完就算好，而是分別達(dá)到多少指標(biāo)才算合格，不合格要被考核，這樣才能讓供應(yīng)商真正重視效率指標(biāo)，合同才能起到保障物流運(yùn)作水平的作用。
熱門標(biāo)簽
快速評(píng)論
收藏
粵公網(wǎng)安備 44010402002339號(hào)
